Перегруженность инициативами – это одна из болезней, которая пронизывает почти каждую крупную компанию.
В первый рабочий день, вы, вероятно, обнаружили, что уже в работе несколько инициатив влияющих на ваше подразделение.
Со временем, коллеги и начальство, и возможно вы сами, запускают еще несколько. В такой ситуации, люди как пловцы подвергаются воздействию пересекающихся потоков идущих в разных направлениях, как это схематически изображено на рис. 1.
К счастью, перегруженность инициативами не безнадежна. Ее невозможно избежать, однако можно научиться ей управлять.
Управление временем
Правило 1. Создание обратной связи для личного времени.
Оцените, на что уходит ваше время, определите ваши стратегические приоритеты и скорректируйте ваши временные затраты соответственно.
Это может казаться слишком сложным, но многие руководители строго соблюдают такую процедуру.
“У меня есть электронная таблица, в которой я содержу мой бюджет времени на год, " - Стив Баллмер, в то время генеральный директор Microsoft, заявил Wall Street Journal. "Мои административные помощники распределяют это время, и затем если, кто-то просит время, они говорят,''Стив, это в бюджете, это не в бюджете, как вы хотите, чтобы мы с этим поступили? »
Отсутствие цепи обратной связи по личному времени приводит к предсказуемым результатам: Люди остаются занятыми, но совсем не обязательно тратят свое время в правильном направлении или на правильные инициативы. Рисунок 2 показывает ситуацию в одной компании, которую мы изучали. Около 80% времени команды руководителей пошли на вопросы, на которые приходится менее 20% от стоимости компании.
Правило 2. Тщательно определите свою ответственность для каждой инициативы которая прошла тест по тайм-менеджменту.
Поймите ожидания и выясните как успех будет определен и измерен, с точки зрения инициативы и себя. Удостоверьтесь, что это все зафиксировано
в уставе проекта и вашем личном плане результатов или развития на этот год. Выясните ресурсы необходимые (люди и бюджет) для выполнения работы, убедитесь, что вас и вашу команду устраивает распределение обязанностей. Иногда может помочь организационный подход.
Когда компания ИТ-услуг приступила к реализации амбициозного многолетнего плана роста, то были определены так называемые Ключевые области ответственности KRA (Key Responsibility Areas). Эти KRA документируют роль, полный список подчиненных, важнейшие организационные интерфейсы и каждую ключевую инициативу. Они суммируют цели и вехи для сотрудника в указанной роли, а также перечень показателей, которые будут отслеживаться по различным инициативам. Документирование всего этого помогает сотруднику управлять его временем и позволяет компании сохранять направленность на выполнение принятых планов.
Управление вашим участием
Правило 3. Делегируйте
Правило простое, но очень часто недоиспользуемое.
Многие пытаются делегировать часть их работы, однако быстро находят, что они вынуждены заниматься микро-управлением делегированных задач.
Ключом к успешному делегированию является установление четкого порядка в котором ваши подчиненные могут принимать решения и вы будете видеть только те, которые выходят за его рамки.
Например, в крупной страховой компании HR-директор возглавляла множество важных инициатив. Также предполагалось принятие решений с ее стороны по компенсациям новым сотрудникам выше определенного уровня. Она не могла все успевать и компания пришла к узкому месту в найме. После этого был проработан процесс принятия решений по компенсациям. Она установила распорядок для найма топ-менеджеров и делегировала индивидуальные решения на вовлеченных менеджеров. Как сказал один из руководителей: “Это дало ей право определять правила игры и дополнительное время на работу с инициативами”.
Правило 4. Определите четкий процесс принятия решений и роли
Не забывайте организационный императив для хороших решений:
если вы можете установить четкий процесс принятия решений и роли, то вы ускорите все инициативы, которые он будет затрагивать.
Понимание что, кто, как и когда будет принимать решения и действия, позволит вам и вашей команде работать соответствующим образом с нужными людьми.
Вы обнаружите, что меньшее количество людей может выполнить ту же самую работу за меньшее время.
В одной фармацевтической компании обнаружили, что 60% ключевых решений вовлекали более чем 4 комитета или команды, а некоторые восемь и более.
Во многих компаниях инициативы тонут тем же способом: Они вовлекают слишком много людей и никто не имеет ясного представления о его роли.
Определение этих ролей помогает каждому более эффективно участвовать.
Правило 5. Открытые и прозрачные коммуникации по любой инициативе.
Будьте реалистичны по отношению к затраченным усилиям и достигнутому результату. Супергерои – это для фильмов.
Если вам нужно больше времени, просите о нем. Если нужны люди – сражайтесь за них. Нужен бюджет – ищите места и способы его получить.
В то же время будьте хороши и с другой стороны – отдавайте при возможности.
Инициативы могут подавить любого менеджера, превращая работу в мрак и успешное подразделение в отстающее.
Однако, хорошо управляемый портфель инициатив, со вдумчивым вовлечением каждого из участников, может помочь любой компании принимать лучшие и быстрые решения и тем самым повышать результативность.
